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Diese Datenschutzerklärung gilt für www.proofbox.co einschließlich aller Subdomains, insbesondere für die Landingpage onboarding.proofbox.co. Auf onboarding.proofbox.co wird eine eigene Einwilligungsverwaltung eingesetzt; die dort verwendeten Cookies werden in der Cookie-Erklärung dieser Subdomain ausgewiesen. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind zu beachten.

Wir, Proofbox, erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrer Einwilligung oder in Ihrem Auftrag zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken oder wenn eine andere Rechtsgrundlage gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besteht; dies geschieht unter Beachtung der datenschutzrechtlichen und zivilrechtlichen Bestimmungen, insbesondere ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen wie der DSGVO und dem Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021). Wir erheben nur solche personenbezogenen Daten, die für die Durchführung und Abwicklung unserer Dienstleistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben oder die aus öffentlichen Registern ersichtlich sind. Wir werden die uns zur Verfügung gestellten Daten nur zu den Zwecken verarbeiten, für die Sie Ihre Einwilligung erteilt haben oder die durch eine Bestimmung über die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung gemäß der DSGVO abgedeckt sind. Die Zwecke der Datenverarbeitung umfassen die Vertragserfüllung, Zahlungs- und Rechnungsabwicklung, Kundenservice, Sicherheitsmaßnahmen, Betrugsprävention sowie Marketingaktivitäten, sofern Sie hierzu eingewilligt haben. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse enthalten, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Rechnungsdaten. Wir erheben im Rahmen unserer Dienste keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Sollten Sie derartige Daten in einem hochgeladenen Dokument selbst offenlegen, erfolgt dies in Ihrer alleinigen Verantwortung.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist Proofbox GmbH, Österreich. Sie können uns jederzeit unter hello@proofbox.co erreichen.

Im Rahmen des Upload-Service werden hochgeladene Dokumente automatisiert und KI-gestützt auf Anhaltspunkte für rechtswidrige oder sittenwidrige Inhalte untersucht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch und rechtswidrigen Veröffentlichungen sowie am Schutz der Rechte Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wird ein Dokument dabei markiert, kann es zur Beurteilung durch eine Person bei Proofbox gesichtet werden; solche Zugriffe werden protokolliert. Eine Ablehnung der Veröffentlichung erfolgt nicht ausschließlich automatisiert. Eine Prüfung auf personenbezogene Daten findet nicht statt: Proofbox untersucht hochgeladene Dokumente weder darauf, ob sie personenbezogene Daten enthalten, noch darauf, ob deren Veröffentlichung zulässig ist. Die Verantwortung dafür trägt der hochladende Nutzer. Näheres regeln die Punkte 3.3 und 3.3.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen; Personen, deren Daten in einem veröffentlichten Dokument enthalten sind, können sich jederzeit unter hello@proofbox.co an uns wenden. Wir bearbeiten solche Anliegen selbst und nehmen das Dokument offline, wenn das Anliegen berechtigt ist.

Werden in einem hochgeladenen Dokument personenbezogene Daten Dritter genannt, verarbeiten wir diese im Rahmen der Veröffentlichung, der Archivierung, der Vergabe eines DOI und der Bereitstellung zum Abruf. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse sowie das berechtigte Interesse der Nutzer und der Allgemeinheit am Betrieb eines dauerhaft auffindbaren Archivs defensiver Veröffentlichungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche Daten in ein Dokument aufgenommen werden, bestimmt allein der hochladende Nutzer; Proofbox prüft das nicht (Punkt 3.3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Betroffene Personen können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen und die Entfernung des Dokuments verlangen; das Verfahren dazu regelt Punkt 3.3.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Als Kunde oder allgemein als betroffene Person haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Sperrung oder Löschung unrichtiger oder unzulässig verarbeiteter Daten. Sollten sich Ihre personenbezogenen Daten ändern, teilen Sie uns dies bitte mit. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Ihr Antrag auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und/oder Datenübertragbarkeit, im letzteren Fall, sofern dies keinen unverhältnismäßigen Aufwand verursacht, können Sie an die in dieser Erklärung angegebene Adresse des Unternehmens richten. Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in sonstiger Weise verletzt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Nutzer aus Kalifornien können die Weitergabe ihrer Daten ablehnen und entsprechende Opt-out-Optionen nutzen. Für Anfragen nutzen Sie bitte unsere E-Mail-Adresse hello@proofbox.co.

Ihre personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt. Diese Vorkehrungen beziehen sich insbesondere auf den Schutz vor unbefugtem, unrechtmäßigem oder zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation. Trotz unserer Bemühungen, stets ein angemessenes Maß an Sorgfalt walten zu lassen, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet übermitteln, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden können. Bitte beachten Sie, dass wir daher keinerlei Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund von nicht durch uns verursachten Fehlern bei der Datenübertragung und/oder unberechtigtem Zugriff durch Dritte übernehmen.

Zur Erfüllung unserer Dienstleistungen kann es notwendig sein, Ihre Daten an Dritte weiterzugeben. Ihre Zahlungsdaten werden beispielsweise an einen externen Zahlungsdienstleister übermittelt. Dieser agiert als umfassender Zahlungsdienstleister und ist für die Rechnungsstellung sowie Steuerberechnung verantwortlich. Die Speicherung von Zahlungsinformationen erfolgt in Form von Token, sodass wiederkehrende Zahlungen oder ein schneller Checkout möglich sind. Wir selbst speichern keine Zahlungsdaten. Benutzer- und Bestelldaten werden in einer geschützten Datenbank verwaltet. Steuerliche und buchhalterische Daten können an Steuerberater oder Finanzbehörden übermittelt werden. Zu Wartungs- und Entwicklungszwecken können technische Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Wir setzen derzeit folgende Auftragsverarbeiter und Dienstleister ein: Amazon Web Services (Hosting und Speicherung, EU), Cloudflare und World4You (Bereitstellung und Sicherheit der Website), Stripe (Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und Steuerberechnung), Sign8 (qualifizierte elektronische Siegel und Zeitstempel), OpenAI (KI-gestützte Erstellung von Abstracts zu hochgeladenen Dokumenten sowie Betrieb des FAQ-Chatbots), HubSpot (Kundenverwaltung und Kommunikation), Cookiebot (Einwilligungsverwaltung), Google (Tag Manager und Analyse), Stape (Stape, Inc., USA — serverseitiges Tag-Management; die Tags werden über unsere Subdomains load.user.proofbox.co und user.proofbox.co ausgeliefert), Tally (Tally BV, Belgien — Bereitstellung der Feedback-Formulare), Cal.com (Cal.com, Inc. — Terminvereinbarung und Buchungsverwaltung; eingebunden über die europäische Instanz cal.eu), Lovable (Lovable Labs Incorporated, USA — Bereitstellung und Hosting der Landingpage onboarding.proofbox.co), Supabase (Supabase, Inc., USA — Protokollierung der Einwilligungsentscheidungen auf der Landingpage onboarding.proofbox.co) sowie eine von uns beauftragte Marketingagentur (Betrieb und Auswertung von Kampagnen-Landingpages einschließlich der dortigen Einwilligungsverwaltung). Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Hinweis zum Writing-Service und zur Abstract-Erstellung: Die Inhalte hochgeladener Dokumente werden zur automatisierten Erstellung von Abstracts und Metadaten an den eingesetzten KI-Anbieter übermittelt. Eine Verwendung dieser Inhalte zum Training von KI-Modellen ist vertraglich ausgeschlossen. Falls Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU/EWR verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, beispielsweise durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder Angemessenheitsbeschlüsse. Maßgeblich für unsere Verarbeitung ist die DSGVO. Nutzerinnen und Nutzer außerhalb der EU können sich mit Anliegen zum Datenschutz jederzeit unter hello@proofbox.co an uns wenden; wir behandeln solche Anfragen nach dem Schutzniveau der DSGVO. Nutzern in Kalifornien bieten wir die Möglichkeit, der Weitergabe ihrer Daten zu widersprechen.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls nur in Länder, für die die EU-Kommission entschieden hat, dass sie ein angemessenes Datenschutzniveau haben, oder wir ergreifen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben.

Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist. Daten zur Vertragsabwicklung speichern wir mindestens sieben Jahre entsprechend steuerrechtlicher Vorgaben. Daten, die auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, löschen wir unverzüglich nach Widerruf. Technische Daten wie IP-Adressen werden maximal zwölf Monate gespeichert. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Zur Sicherung Ihrer Daten setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören die SSL-/TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung, die verschlüsselte Speicherung sowie Zugriffsbeschränkungen nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit. Beachten Sie jedoch, dass Datenübertragungen im Internet Sicherheitslücken aufweisen können, weshalb ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte nicht garantiert werden kann. Ihre Zahlungsdaten werden ausschließlich von einem Drittanbieter als Zahlungsdienstleister gespeichert und verwaltet. Wir selbst speichern keine Zahlungsinformationen, sondern greifen bei wiederkehrenden Zahlungen auf die vom Drittanbieter bereitgestellten Token zurück.

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Wir bemühen uns sicherzustellen, dass Datenschutzverletzungen frühzeitig erkannt und gegebenenfalls unverzüglich an Sie oder die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden, wobei die jeweils betroffenen Datenkategorien berücksichtigt werden. Betroffene Personen werden informiert, wenn ihre Rechte durch eine Verletzung betroffen sind. Alle Vorfälle dokumentieren wir sorgfältig, um unsere Datenschutzverpflichtungen nachweisen zu können. Wir werden die Daten nicht länger speichern, als es zur Erfüllung unserer Verpflichtungen erforderlich ist.

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