Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s'applique à www.proofbox.co, y compris tous les sous-domaines, en particulier la page de destination onboarding.proofbox.co. Une gestion du consentement distincte est utilisée sur onboarding.proofbox.co ; les cookies qui y sont utilisés sont indiqués dans la déclaration de cookies de ce sous-domaine. Les conditions générales d'utilisation doivent être respectées.

Nous, Proofbox, ne collectons, traitons et utilisons vos données personnelles qu'avec votre consentement ou sur votre mandat aux fins convenues avec vous, ou lorsqu'une autre base juridique existe conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ; cela s'effectue dans le respect des dispositions légales en matière de protection des données et de droit civil, notamment exclusivement sur la base des dispositions légales telles que le RGPD et la loi sur les télécommunications de 2021 (TKG 2021). Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires à l'exécution et au traitement de nos services, ou que vous nous avez fournies volontairement, ou qui ressortent de registres publics. Nous ne traiterons les données mises à notre disposition qu'aux fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement ou qui sont couvertes par une disposition sur la légalité du traitement des données conformément au RGPD. Les finalités du traitement des données comprennent l'exécution contractuelle, le traitement des paiements et la facturation, le service client, les mesures de sécurité, la prévention des fraudes ainsi que les activités marketing, dans la mesure où vous y avez consenti. Les données personnelles sont toutes les données contenant des informations sur des circonstances personnelles ou factuelles, telles que nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et données de facturation. Dans le cadre de nos services, nous ne collectons aucune catégorie particulière de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 du RGPD. Si vous deviez divulguer vous-même de telles données dans un document téléversé, cela relèverait de votre seule responsabilité.

Le responsable du traitement des données est Proofbox GmbH, Autriche. Vous pouvez nous contacter à tout moment via hello@proofbox.co.

Dans le cadre du service de téléversement, les documents téléversés font l'objet d'un examen automatisé assisté par intelligence artificielle, à la recherche d'indices de contenus illicites ou contraires aux bonnes mœurs ainsi que d'indices de données à caractère personnel dont la publication pourrait être inadmissible. La base juridique est notre intérêt légitime à prévenir les abus et les publications illicites et à protéger les droits de tiers (art. 6, paragraphe 1, point f, du RGPD). Si un document est signalé, il peut être examiné par une personne chez Proofbox aux fins de l'appréciation ; ces accès font l'objet d'une journalisation. Le refus d'une publication ne repose pas exclusivement sur un traitement automatisé. Le point 3.3 des Conditions Générales en règle les modalités.

En tant que client ou, en général, en tant que personne concernée, vous avez à tout moment le droit d'accès à vos données personnelles stockées, à leur origine et à leurs destinataires ainsi qu'à la finalité du traitement des données, ainsi qu'un droit de rectification, de portabilité des données, d'opposition, de limitation du traitement et de blocage ou suppression des données inexactes ou traitées de manière illicite. Si vos données personnelles changent, veuillez nous en informer. Vous avez le droit de révoquer à tout moment votre consentement à l'utilisation de vos données personnelles. Votre demande d'accès, de suppression, de rectification, d'opposition et/ou de portabilité des données, dans ce dernier cas, dans la mesure où cela ne cause pas une charge disproportionnée, peut être adressée à l'adresse de la société indiquée dans cette déclaration. Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles par nous viole le droit applicable en matière de protection des données ou que vos droits en matière de protection des données ont été violés d'une autre manière, vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente. Les utilisateurs de Californie peuvent refuser le partage de leurs données et utiliser les options d'opt-out correspondantes. Pour les demandes, veuillez utiliser notre adresse e-mail hello@proofbox.co.

Vos données personnelles sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Ces précautions concernent notamment la protection contre l'accès non autorisé, illicite ou accidentel, le traitement, la perte, l'utilisation et la manipulation. Malgré nos efforts pour toujours maintenir un niveau de diligence approprié, il ne peut être exclu que des informations que vous nous transmettez via Internet puissent être consultées et utilisées par d'autres personnes. Veuillez noter que nous n'assumons donc aucune responsabilité pour la divulgation d'informations due à des erreurs de transmission de données non causées par nous et/ou à un accès non autorisé par des tiers.

Pour la fourniture de nos services, il peut être nécessaire de communiquer vos données à des tiers. Vos données de paiement, par exemple, sont transmises à un prestataire de services de paiement externe. Celui-ci agit en tant que prestataire de paiement complet et est responsable de la facturation ainsi que du calcul des taxes. Les informations de paiement sont stockées sous forme de jetons, de sorte que des paiements récurrents ou un passage en caisse rapide sont possibles. Nous ne stockons pas nous-mêmes de données de paiement. Les données d'utilisateur et de commande sont gérées dans une base de données protégée. Les données fiscales et comptables peuvent être transmises à des conseillers fiscaux ou aux autorités fiscales. À des fins de maintenance et de développement, des prestataires techniques peuvent accéder à vos données. Nous recourons actuellement aux sous-traitants et prestataires suivants : Amazon Web Services (hébergement et stockage, UE), Cloudflare et World4You (mise à disposition et sécurité du site web), Stripe (traitement des paiements, facturation et calcul des taxes), Sign8 (sceaux électroniques qualifiés et horodatages), OpenAI (création assistée par IA de résumés des documents téléversés et exploitation du chatbot FAQ), HubSpot (gestion de la clientèle et communication), Cookiebot (gestion du consentement), Google (Tag Manager et analyse), Stape (Stape, Inc., États-Unis — gestion des tags côté serveur ; les tags sont diffusés via nos sous-domaines load.user.proofbox.co et user.proofbox.co), Tally (Tally BV, Belgique — mise à disposition des formulaires de retour), Cal.com (Cal.com, Inc. — prise de rendez-vous et gestion des réservations ; intégré via l'instance européenne cal.eu), Lovable (Lovable Labs Incorporated, États-Unis — mise à disposition et hébergement de la page de destination onboarding.proofbox.co), Supabase (Supabase, Inc., États-Unis — journalisation des décisions de consentement sur la page de destination onboarding.proofbox.co) ainsi qu'une agence de marketing mandatée par nos soins (exploitation et analyse des pages de destination de campagnes, y compris la gestion du consentement qui y est utilisée). Dans la mesure où ces prestataires traitent des données à caractère personnel pour notre compte, des contrats de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD ont été conclus. Remarque concernant le service de rédaction et la création de résumés : les contenus des documents téléversés sont transmis au prestataire d'IA utilisé aux fins de la création automatisée de résumés et de métadonnées. Toute utilisation de ces contenus pour l'entraînement de modèles d'IA est contractuellement exclue. Si vos données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'UE/EEE, nous veillons à ce qu'un niveau de protection des données adéquat soit assuré, par exemple au moyen des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou de décisions d'adéquation. Le cadre déterminant pour notre traitement est le RGPD. Les utilisatrices et utilisateurs hors de l'UE peuvent nous contacter à tout moment à l'adresse hello@proofbox.co pour toute question relative à la protection des données ; nous traitons ces demandes selon le niveau de protection du RGPD. Nous offrons aux utilisateurs de Californie la possibilité de s'opposer à la communication de leurs données.

En tout état de cause, nous ne transférons vos données à caractère personnel que vers des pays pour lesquels la Commission européenne a décidé qu'ils offrent un niveau de protection des données adéquat, ou nous prenons des mesures pour garantir que tous les destinataires offrent un niveau de protection adéquat.

Nous ne stockons vos données personnelles que le temps nécessaire à l'exécution de nos obligations contractuelles ou légales. Les données relatives à l'exécution des contrats sont stockées pendant au moins sept ans conformément aux exigences fiscales. Les données traitées sur la base de votre consentement sont supprimées immédiatement après révocation. Les données techniques telles que les adresses IP sont stockées pendant un maximum de douze mois. À l'expiration des délais respectifs, les données sont supprimées ou anonymisées.

Pour sécuriser vos données, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles. Celles-ci comprennent le chiffrement SSL/TLS lors de la transmission, le stockage chiffré ainsi que des restrictions d'accès selon le principe du besoin d'en connaître. Veuillez toutefois noter que les transmissions de données sur internet peuvent présenter des failles de sécurité, raison pour laquelle une protection sans faille contre l'accès par des tiers ne peut être garantie. Vos données de paiement sont stockées et gérées exclusivement par un tiers en qualité de prestataire de services de paiement. Nous ne stockons pas nous-mêmes d'informations de paiement, mais recourons aux jetons fournis par ce prestataire pour les paiements récurrents.

Notre site web utilise des cookies pour améliorer l'expérience utilisateur. Ceux-ci comprennent les cookies nécessaires, les cookies d'analyse pour l'optimisation de notre site web et les cookies marketing pour des contenus personnalisés. Les outils de tracking et les pixels de tiers tels que Meta, LinkedIn et Xing nous aident à mesurer l'efficacité de nos campagnes. Des informations telles que les adresses IP, les données d'appareils et le comportement de clic sont traitées. Google Tag Manager est utilisé pour intégrer efficacement ces technologies. Le stockage des cookies marketing et l'utilisation d'outils de tracking n'ont lieu qu'avec votre consentement explicite. Vous pouvez modifier vos paramètres de cookies à tout moment ou désactiver les cookies dans votre navigateur. Les utilisateurs dans l'UE et en Californie reçoivent des options d'opt-in/opt-out spécifiques. Veuillez consulter notre politique de cookies séparée.

Nous nous efforçons de garantir que les violations de données sont détectées rapidement et, le cas échéant, signalées immédiatement à vous ou à l'autorité de contrôle compétente, en tenant compte des catégories de données concernées. Les personnes concernées sont informées lorsque leurs droits sont affectés par une violation. Nous documentons soigneusement tous les incidents afin de pouvoir prouver nos obligations en matière de protection des données. Nous ne conserverons pas les données plus longtemps que nécessaire à l'exécution de nos obligations.

Les utilisateurs qui se sont inscrits sur Proofbox via notre application OAuth (par ex. connexion Facebook ou connexion Google) ou via d'autres services de connexion sociale peuvent demander la suppression de leurs données personnelles à tout moment. Envoyez à cet effet un e-mail avec le sujet « Suppression des données » à hello@proofbox.co. Après réception de votre demande, toutes les données personnelles que Proofbox a reçues via la connexion OAuth respective seront supprimées dans les 30 jours, sauf si des obligations légales de conservation s'y opposent. La suppression comprend notamment vos données de profil, informations de compte et données d'utilisation associées. Si vous disposez d'un compte actif chez Proofbox, celui-ci sera désactivé dans le cadre de la suppression, puis entièrement supprimé.

Notre politique de confidentialité est complétée par nos conditions générales et la clause de non-responsabilité. Celles-ci contiennent des informations importantes sur les aspects juridiques et liés à l'utilisation, notamment en ce qui concerne l'utilisation de notre plateforme et les contenus mis à disposition. Veuillez lire ces documents attentivement, car ils contiennent des indications importantes concernant la responsabilité, l'utilisation des produits et leur reconnaissance juridique.

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